Charte relative à la Protection de la Vie Privée – PartenorGroup

(mise à jour le 26 juillet 2018)

Les données personnelles que nous recueillons

Partenor et les sociétés du groupe Partenor (Partenor, Partenor technologie, hitpart, streampart, starclay, spinpart, …) recueillent des données quevous lui fournissez dans le cadre de notre process de recrutement ou de collaboration (sous-traitance / co-traitance).

Nous sommes amenés à utiliser, traiter, stocker et divulguer les Données Personnelles de toute personne que nous pourrions collecter dans ce cadre.

Nous agissons en tant que Responsable de traitement des Données Personnelles et nous sommes, à ce titre, responsables des Données Personnelles que nous traitons. Cette Charte vous informe des moyens mis en œuvre pour protéger vos Données Personnelles et vous informe de vos droits relatifs au respect de la vie privée.

Il est important que vous preniez connaissance de cette Charte afin que vous soyez pleinement conscients de la manière et de la raison pour laquelle nous utilisons vos Données Personnelles.

Contact

Si vous avez des questions concernant la manière dont nous utilisons vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : dpo@partenorgroup.com

Pourquoi et comment nous recueillons et utilisons vos informations personnelles

Nous pouvons recueillir vos informations personnelles en tant qu’individu à des fins diverses, par exemple :

Candidature à un emploi au sein de notre groupe,

Nous collectons vos Données Personnelles directement auprès de vous et auprès d’autre sources, notamment lorsque vous postulez sur un site d’annonces d’emploi, directement sur notre site Web, ou des sites Web de médias sociaux tels que LinkedIn, Facebook et Twitter ou lorsque vous nous communiquez vos informations à l’occasion d’un rendez-vous de présentation ou de candidature, d’un salon de l’emploi, ou d’un évènement promotionnel, de l’utilisation du réseau professionnel ou d’une formation. Lors du Processus d’Inscription en qualité de Candidat, nous recueillerons vos Données Personnelles directement auprès de vous, de votre CV, de vos références professionnelles et/ou académiques, et par le biais de tests en ligne que vous pourriez effectuer à notre demande.

Les catégories de Données Personnelles que nous pourrions collecter incluent :

  • votre identité (votre nom complet, vos anciens noms, preuve de changement de nom); genre, date de naissance et statut matrimonial;
  • votre autorisation de travail, ce qui pourrait inclure une photographie, votre nationalité, votre lieu de naissance, votre permis de conduire, etc. (conformément aux dispositions légales);
  • vos coordonnées y compris votre adresse email, adresse postale, et numéros de téléphone;
  • votre IBAN/RIB (afin que nous puissions effectuer des paiements en votre faveur et en apporter la preuve);
  • les critères, préférences et attentes liés à votre recherche d’emploi;
  • vos qualifications, compétences, votre expérience et formation;
  • votre rémunération actuelle et autres avantages;
  • votre formation éducative;
  • vos précédents emplois;
  • précisions sur l’emploi et/ou les formations éducatives;
  • références;
  • autres renseignements contenus dans votre CV ou que vous choisissez de nous communiquer;

Toute information concernant votre santé et/ou vos antécédents judiciaire/casier judiciaire ne seront collectés et traités que si cela est nécessaire, en respect des dispositions légales applicables.

Dans le cadre de notre relation, nous vous enverrons des emails.

Dans le cas où vous nous fourniriez des renseignements sur des tiers, nous présumerons que le tiers concerné vous aura donné l’autorisation de le faire et donc donné l’autorisation à Partenor de recueillir, traiter et transférer ses Données Personnelles au même titre que les vôtres.

Collaboration en tant que fournisseur

Si vous êtes un fournisseur de biens et services (travailleur indépendant ou salarié d’un fournisseur), nous collecterons et traiterons les données relatives aux personnes susceptibles d’intervenir en sous-traitance ou en co-traitance sur des affaires de Partenor.

Les catégories de Données Personnelles que nous pourrions collecter sont alors identiques à celles d’un candidat.

Comment nous utilisons vos Données Personnelles

Nous utilisons, traitons, stockons et divulguons vos  Données Personnelles et d’autres données que nous collectons notamment lors du processus de l’Inscription du Candidat, afin d’analyser votre candidature, d’analyser une possible collaboration dans un cadre de co-traitance ou de sous-traitance.

Nous sommes susceptibles de divulguer vos Données Personnelles à nos clients et prospects et co-traitants dans le cadre de notre activité commerciale en fournissant notamment les informations produites sur le Curriculum Vitae.

Nous traiterons également vos Données Personnelles pour des autres raisons commerciales légitimes tel que produire des statistiques, analyser l’efficacité de nos campagnes de marketing, le nombre de visiteurs sur notre site.

Changement d’Objectif

Nous utiliserons vos Données Personnelles uniquement pour les finalités pour lesquels elles ont été collectées.

Dans le cas où nous aurions besoin d’utiliser vos Données Personnelles à des fins non connexes, nous vous en informerons et vous expliquerons la base légale qui nous autorise à le faire.

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles sans vous en informer et sans votre consentement, conformément aux dispositions ci-dessus, lorsque cela est exigé ou permis par la loi.

Le Transfert de vos Données Personnelles hors de l’Union Européenne

Dans le cadre d’une activité internationale, nous pourrions partager vos Données Personnelles avec d’autres sociétés dans et en dehors de l’Espace économique européen (EEE), lesquelles pourraient utiliser et traiter vos Données Personnelles à des fins similaires à celles décrites dans cette Charte de Protection des Données Personnelles.

Les lois sur la protection des données en dehors de l’Europe pourraient ne pas assurer un niveau équivalent de protection que celles au sein de l’Europe c’est pourquoi, nous prendrons des mesures visant à assurer que vos Données Personnelles soient protégées de manière adéquate, sûre, confidentielle et que nous avons une base légale pour ledit transfert. Dans ce cadre, nous pouvons exiger que le tiers destinataire signe les clauses du Contrat Type UE approuvé par la Commission européenne pour assurer aux Données Personnelles la même protection dont vos Données Personnelles bénéficient lorsqu’elles sont traitées au sein de l’EEE.

Lorsque nous transférons vos Données Personnelles à des tiers basées aux Etats-Unis, nous vérifierons s’ils sont membres du « Privacy Shield » EU/US (en effet, l’adhésion au « Privacy Shield » garantie un niveau de protection des données personnelles similaire aux données stockées au sein de l’Union Européenne). Si elles ne sont pas certifiées auprès du « Privacy Shield », nous nous assurerons que ces destinataires ne traiteront vos Données Personnelles exclusivement selon nos instructions et elles seront soumises à une obligation de confidentialité et seront contraintes de signer notre Modèle de Contrat Type UE.

Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez avoir des informations supplémentaires concernant le mécanisme que nous utilisons pour transférer vos Données Personnelles hors de l’EEE.

La divulgation de vos Données Personnelles aux tiers

Dans la mesure où ce serait nécessaire ou appropriée et sans vous en informer, Partenor pourrait divulguer vos Données Personnelles à des tiers externes (qui ne sont pas membres du groupe de sociétés Partenor) dans les circonstances suivantes :

  • à nos clients et prospects dans le cadre de notre activité commerciale en fournissant notamment les informations produites sur le Curriculum Vitae.
  • à des sociétés co-traitantes dans le cadre de notre activité commerciale en fournissant notamment les informations produites sur le Curriculum Vitae.

Maintenir la sécurité de vos Données Personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin d’empêcher que vos Données Personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou obtenues de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos Données Personnelles à des employés, agents, contractants et autres tiers qui ont un besoin de le faire dans le cadre de nos activités.

Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute violation possible de vos Données Personnelles et nous vous informerons ainsi que les autorités de surveillance concernées en cas d’une violation des données en respect des dispositions légales.

La Durée de Conservation de vos Données Personnelles

Partenor conservera vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies. Cela signifie que nous conserverons vos Données Personnelles pendant toute la durée de votre relation avec nous.

Si votre candidature n’est pas retenue, ou si aucune collaboration n’a été engagée, vos données seront conservées pour une période allant jusqu’à 2 ans après le dernier contact. A l’issue de cette période, vous serez à nouveau contacté et pourrez décider si vous souhaitez continuer à être inscrit dans notre base de données.

Si vous êtes embauchés par notre groupe, ou si une collaboration est active (sous-traitance, co-traitance), vos données seront conservées pour une période allant jusqu’à 5 ans suivant la fin de notre relation contractuelle. A l’issue de cette période, vous serez à nouveau contacté et pourrez décider si vous souhaitez continuer d’être inscrit dans notre base de données.

Nous sommes tenus par la loi de conserver certains renseignements sur nos employés et fournisseurs (y compris les contrats, les preuves d’identité, données financières et transactionnelles) pour une période pouvant aller jusqu’à 10 ans après la fin de notre relation, en respect de la règlementation et à des fins fiscales.

En tout état de cause, vos données Personnelles seront stockées conformément à la loi et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données personnelles pour une période plus longue, par exemple pour nous défendre en cas d’actions en justice.

Lorsqu’aucune période de conservation n’est exigée par la loi, nous déterminons la période de conservation appropriée pour vos Données Personnelles en considérant la quantité, la nature, et la confidentialité des Données Personnelles, le risque potentiel de dommages provenant de l’utilisation non autorisée ou la divulgation des données, les finalités pour lesquelles nous les traitons et si nous pouvons répondre à ces finalités par d’autres moyens, ainsi que les obligations légales applicables.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos Données Personnelles (afin qu’elles ne puissent plus vous être associées et personne ne peut vous identifier). Nous agissons ainsi à des fins de recherche et de statistiques auquel cas nous pouvons utiliser ces données anonymes sans vous en informer.

Vos Droits Légaux

Vous avez le droit de :

Faire une Demande d’Accès à vos Données Personnelles afin d’accéder à vos Données Personnelles à tout moment. Cela vous permet de recevoir une copie des Données Personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons en toute légalité.

Demander une modification des Données Personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de modifier toutes Données Personnelles incomplètes ou erronées que nous détenons sur vous, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement/la suppression/le retrait de vos Données Personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données Personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données Personnelles lorsque vous exercez votre droit d’opposition au traitement, au cas où nous aurions traité vos données illégalement ou au cas où nous sommes tenus d’effacer vos Données Personnelles pour nous conformer aux lois applicables. Veuillez noter que nous ne pouvons pas toujours faire droit à votre demande d’effacement pour des raisons légales spécifiques, ce dont nous vous aviserons, le cas échéant, au moment de votre demande.

Vous opposez au traitement de vos Données Personnelles lorsque nous nous en remettons à un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et la particularité de votre situation vous permet de vous opposer au traitement pour ce motif car ce dernier impacte vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos Données Personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des raisons légitimes et impérieuses de traiter vos données qui pourraient avoir pour conséquence de limiter vos droits et libertés.

Demander une restriction du traitement de vos Données Personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos Données Personnelles  dans les cas suivants : (a) si vous voulez que nous établissions l’exactitude des données; (b) lorsque notre utilisation des données est illégale mais vous ne voulez pas qu’elles soient effacées; (c) lorsque vous voulez que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin afin d’établir, exercer, ou défendre des revendications juridiques (d) vous vous êtes opposé à notre utilisation des données mais nous avons besoin de vérifier si nous avons des motifs légitimes de les traiter.

Portabilité des Données/Demande de Transfert de vos Données Personnelles vers vous ou un tiers. Nous vous assisterons pour le transfert au tiers soit en transférant vos Données Personnelles pour vous, soit en vous fournissant une copie sous un format lisible par une machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux renseignements automatisés pour lesquels vous nous avez donné initialement votre consentement pour les utiliser ou lorsque nous avons utilisé les Données Personnelles pour conclure un contrat avec vous.

Retirer votre consentement en tout temps lorsque nous avons besoin d’obtenir votre consentement pour traiter vos Données Personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne plus avoir la capacité de vous fournir certains services. Nous vous en aviserons si c’est le cas au moment du retrait de votre consentement.

Nous voulons nous assurer de maintenir vos Données Personnelles exactes et à jour. Outre vos droits légaux, vous pouvez nous demander d’effectuer des modifications ou demander une copie de vos Données Personnelles de manière informelle, en contactant votre agence Partenor.

Informations Supplémentaires, Délais de Réponse et Frais

Nous pourrions avoir besoin d’informations supplémentaires de votre part afin de nous aider à confirmer votre identité et assurer votre droit d’accès à vos Données Personnelles (ou afin d’exercer vos autres droits ou alors si vous faites une demande informelle). Ceci est une mesure de sécurité pour assurer que vos Données Personnelles ne soient pas divulguées à une personne autre que celle qui a le droit de les recevoir. Nous pourrions également vous contacter pour vous demander des renseignements supplémentaires relatifs à votre demande afin de nous aider à identifier vos données et accélérer notre réponse.

Nous essayons de répondre à toute demande légitime dans un délai d’un mois. La réponse pourrait prendre plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en aviserons et vous tiendrons informés.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour exercer vos droits. Toutefois, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables si votre demande est infondée, répétitive ou excessive.  Dans ces dernières hypothèses, nous pouvons par ailleurs refuser de nous conformer à votre demande.

La Base Légale pour le traitement de vos Données Personnelles

Nous avons établi une brève description des principales façons dont nous collectons, stockons, traitons, partageons et divulguons vos Données Personnelles et les bases légales sur lesquelles nous nous fondons pour ce faire. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Nous utiliserons vos Données Personnelles uniquement lorsque la loi nous le permet. Le plus fréquemment, nous utiliserons vos Données Personnelles dans les cas suivants :

  • Exécuter un contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec vous
  • Répondre à nos intérêts légitimes
  • Respecter nos obligations légales ou réglementaires
  • Lorsque vous y consentez

Un intérêt légitime se présente lorsque nous avons une raison professionnelle ou commerciale d’utiliser vos données dans la conduite et la gestion de nos affaires. Nous prendrons en considération et équilibrerons tout impact potentiel sur vous et vos droits lorsque nous traitons vos Données Personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n’utilisons pas vos Données Personnelles lorsque nos intérêts sont supplantés par l’impact qu’il peut y avoir sur vous (à moins d’avoir votre consentement, ou parce que vous y êtes tenu pour vous conformer à une obligation légale ou réglementaire ou lorsque cela est permis par la loi).

Liens vers d’autres Sites Web

Notre site Web pourrait contenir des liens vers des sites Web, des plug-ins, et des applications tierces. Cliquer sur ces liens ou établir ces connexions peut permettre à ces parties tierces de recueillir ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et ne sommes pas responsables de leur charte de confidentialité.

Retours et Réclamations

Vous avez le droit de faire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle française pour des questions de protection de données, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), (www.cnil.fr). Avant de contacter l’autorité de contrôle, nous sommes à votre entière disposition pour échanger sur vos éventuelles préoccupations. Vous pouvez contacter Partenor / DPO 22, place des Vosges 92400 COURBEVOIE ou par email à dpo@partenorgroup.com.

Modifications de nos déclarations de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour de temps en temps la présente Déclaration de Confidentialité, ainsi que toute autre déclaration de confidentialité spécifique. Lors de la modification de la présente Déclaration de Confidentialité, nous ajouterons une nouvelle date en haut de cette Déclaration de Confidentialité.

Annexe – Process utilisant des données personnelles